Per la gestione dell’orario dei propri dipendenti ormai risulta essere fondamentale installare il cosiddetto rilevatore di presenze. Questo particolare strumento infatti, oggi ampiamente diffuso, permette di controllare le presenze e gli accessi dei lavoratori nei luoghi di lavoro. In questo modo è possibile certificare e gestire al meglio le presenze e gli orari di lavoro dei propri dipendenti.
Maggiore efficienza
Installare uno strumento per la rilevazione presenze all’interno della propria organizzazione, non è solo una questione di maggiore sicurezza ma anche, e forse soprattutto, di maggiore efficienza. Questo strumento infatti è fondamentale per snellire il cosiddetto lavoro di amministrazione.
In qualsivoglia realtà organizzativa, pubblica o privata che sia, il ramo amministrativo ha il difficile compito di analizzare e contabilizzare le ore lavorative poste in essere dai lavoratori. In poche parole, la rilevazione presenze rappresenta uno strumento di garanzia nel rapporto tra l’azienda e i propri dipendenti. In questo modo infatti è possibile eliminare già alla fonte possibili errori di calcolo delle ore lavorative dei dipendenti. I dati raccolti dallo strumento confluiscono, infatti, in un apposito database centralizzato su uno specifico server in modo da garantirne la genuinità.
A cosa serve il rilevatore presenze
Da un punto di vista prettamente tecnico, la rilevazione presenze, permette di ottenere una fedele certificazione della presenza dei dipendenti presso il luogo di lavoro. Permette quindi di accertare con estrema certezza le ore di lavoro di ogni singolo dipendente, questo perché, i lavoratori sono tenuti a segnalare (in genere mediante un apposito badge) il loro ingresso e la loro uscita. È ovvio quindi, che il rilevatore presenze permette anche al datore di lavoro di controllare che gli orari di lavoro vengano onorati dai lavoratori.
La normativa di riferimento
Di recente, mediante una serie di modifiche legislative alla normativa in materia di controlli sulle presenze (introdotta nel 2015 dal Jobs Act), il legislatore è nuovamente intervenuto per garantire un adeguamento alla vecchia disciplina alle nuove tecnologie utilizzabili dal datore di lavoro. Lo scopo infatti è quello di permettere al datore di lavoro di utilizzare diversi meccanismi di controllo della presenza dei lavoratori sui luoghi di lavoro (come ad esempio il rilevatore presenze) senza però ledere la privacy dei lavoratori. La nuova normativa infatti prevede la necessità che i suddetti controlli (e le relative modalità) siano oggetto di un preventivo accordo sindacale, oppure, in mancanza, sia autorizzato dall’ispettorato del lavoro.
In poche parole, l’accordo sindacale oppure l’autorizzazione dell’ispettorato fungono da garanzia rispetto da parte dell’azienda della privacy dei lavoratori. Il datore infatti ha tutto il diritto di controllare se i propri dipendenti rispettino o meno gli orari di lavoro, tuttavia, anche costoro hanno il pieno diritto di pretendere il rispetto della propria riservatezza.
Perché conviene installare un rilevatore presenze nella propria azienda
Sono davvero tantissimi i motivi che, in concreto, possono spingere un datore di lavoro ad installare presso la propria organizzazione aziendale un sistema di rilevazione presenze. Alcuni motivi sono già stati sopra esposti, tuttavia, è possibile indicarne ulteriori come ad esempio la possibilità di tenere sempre a portata di mano le statistiche.
Il software di rilevazione presenze infatti permette di creare dei veri e propri report che coprono determinate fasce temporali oppure riguardanti determinate attività (ad esempio malattie, ferie, permessi premio ecc.). In questo modo è possibile monitorare con una certa precisione e velocità moltissimi dati concernenti i lavoratori. Un altro importantissimo vantaggio è la migliore gestione dei turni e delle ferie.
I meccanismi di rilevazione delle presenze infatti è possibile richiedere i permessi o le ferie direttamente online realizzando così una sorta di mappa delle presenze da cui partire per organizzare il lavoro in azienda.