Non solo web o supporti multimediali, nel mondo di oggi c’è ancora chi provvede all’archiviazione di documenti avviene direttamente in formato cartaceo. Sono tanti coloro i quali conservano ancora bollette, fattura, contabilità e documenti vari in un formato tradizionale, non quindi smaterializzato e multimediale.
Tenere in ordine i documenti è fondamentale non soltanto per finalità fiscali, in caso di controllo per quanto riguarda i professionisti; ma anche per conservare lo storico di pagamenti e documentazioni di varia natura. Come fare allora per tenere un archivio ordinato, anche in casa, nel quale andare a stipare tutto ciò che può tornare utile?
Vediamo come predisporre uno spazio simile in casa senza eccessive complicazioni. Il primo passo da fare è quello di dotarsi di tutto l’occorrente, a partire dalle cartelline portadocumenti che risultano essere strumenti fondamentali. Può essere poi utile affiancare a queste anche i tradizionali faldoni ad anelli, che tornano anch’essi utili per l’archiviazione.
Già utilizzando questi due strumenti è possibile sistemare tutti i documenti e le scartoffie che spesso e volentieri creano disordine in casa. Ovviamente diventa di fondamentale importanza trovare uno spazio adatto e sufficientemente capiente per contenere poi tutti questi portadocumenti.
Una volta che tutto quanto è stato ordinato e schedato inizia la fase del mantenimento, visto che i documenti dovranno essere tenuti in un ordine tale da consentire di trovarli ogni volta che ce ne sarà bisogno. Il consiglio è poi quello di effettuare un intervento su base annuale per andare ad archiviare tutta la documentazione dell’anno precedente lasciando quindi soltanto quella dell’anno in essere.
Importante è anche creare un criterio comune e facilmente deducibile per la condivisione; proprio come con gli strumenti multimediali, può capitare che altre persone avranno esigenza di mettere mani nell’archivio. Di conseguenza deve essere piuttosto immediato l’andare a trovare ciò di cui si ha bisogno. Ecco perché si dovrebbe sempre archiviare e lasciare i documenti in ordine, con criterio, così da venire incontro anche a chi eventualmente avrà bisogno di ricercare un documento.
Una serie di consigli utili per chiunque decida di tenere un archivio di documenti cartacei in casa evitando di ricorrere, come ormai accade sempre più al giorno d’oggi, a supporti multimediali. E a dispetto di quanto si possa pensare, non sono pochi coloro i quali optano per questa impostazione un po’ retrò ma certamente efficace.