Quando si parla di internet per business la mente corre immediatamente ad immaginare la homepage aziendale visualizzata su dispositivi mobile quali smartphone e tablet più che sul classico monitor di PC. Si immaginano tutte le possibilità di marketing digitale con cui poter aumentare la notorietà del marchio fra i consumatori e, magari, stabilire un canale di vendita diretto attraverso un e-shop anch’esso rigorosamente pensato per gli acessi da smartphone. Meno conosciute, o forse semplicemente meno trendy, sono invece le soluzioni internet che permettono di incidere positivamente sui costi aziendali anziché sull’espansione dei ricavi.
Internet come strumento di lavoro offre vantaggi indiscutibili. La dematerializzazione dei documenti, promossa anche dal Governo Italiano in ogni sede possibile, permette di gestire gli archivi in modo completamente digitale, riducendo l’utilizzo della carta e limitando lo spazio occupato da polverosi archivi. Ma dematerializzare non significa soltanto godere di benefici legati allo spazio, quanto soprattutto al tempo risparmiato per ricercare i documenti, condividerli e poterli utilizzare in modo congiunto. Senza poi contare la maggior sicurezza che un sistema ben gestito può garantire. Fare il backup di un archivio digitale è questione di qualche ora lavorata dal processore. Duplicarne uno cartaceo impiegherebbe qualche giornata di lavoro manuale, tanto inchiostro, tanta carta e troppo spazio.
Una soluzione già rodata ma ancora poco utilizzata dalle aziende è il fax digitale. Il fax digitale consiste semplicemente nell’integrazione del classico sistema fax all’interno di un server aziendale. I messaggi ricevuti dalla linea telefonica sono trasformati in file PDF ed inviati mezzo email agli indirizzi interni prestabiliti, ad esempio quelli della segreteria o dell’amministrazione. L’infrastruttura necessaria per attivare un fax digitale non è molto diversa da quella che un’azienda già utilizza per potersi collegare ad internet: un server, una linea telefonica (meglio se dedicata), un PC ed un software che gestisce la ricezione e l’invio dei fax digitali.
Una soluzione altrettanto vantaggiosa è quella di utilizzare un servizio di fax online. In questo caso, attraverso un abbonamento piuttosto contenuto, in genere intorno ai 10 euro al mese, è possibile inviare e ricevere fax utilizzando il sito web del servizio sottoscritto, oppure la propria casella email o addirittura un app per smartphone spesso fornita gratuitamente dallo stesso gestore del servizio. Demandando ad altri la (prosaica) descrizione dell’invio di un fax online, pur constatandone la sua estrema semplicità, in questa sede è opportuno sottolinearne le affinità con la modalità del fax digitale descritta poc’anzi, relative soprattutto ai costi ridotti e all’ulteriore risparmio che deriva dal non dover utilizzare o mantenere un server aziendale.
I vantaggi offerti da ambedue le soluzioni, fax digitale e fax online (o semplicemente via internet) sono molti. Il documento da inviare non necessita di una stampa su foglio per permetterne la scansione ed in maniera analoga il file ricevuto sarà stampato solamente se ritenuto necessario. Nel caso del fax digitale, inoltre, i fax ricevuti in formati leggibilissimi quali il PDF sono inoltre facilmente inoltrabili attraverso la rete aziendale interna. Ovviamente anche i tempi di attesa si trovan ridotti poiché se la linea telefonica risulta occupata il fax da inviare viene messo in coda ed il processo sarà eseguito una volta liberata la linea. Infine, neanche a dirlo sarà possibile per tutti i colleghi inviare i fax dalla propria postazione senza doversi recare dove l’apparecchio è fisicamente installato.
Dal punto di vista dei costi, passare al fax digitale permette di risparmiare innanzitutto i 400 euro circa dell’acquisto di un nuovo fax laser.All’incremento dell’utilizzo, inoltre, anche i risparmi aumentano: minor carta utilizzata e minor numero di stampe per ricevere o inviare fax. Il risparmio di carta ed inchiostro in questo caso può giungere sino al 70% dei costi oggi sostenuti. La soluzione del fax digitale inoltre è scalabile, quindi l’aumento del vostro business difficilmente comporterà un affollamento della versione digitale, cosa non sempre garantita dal classico fax.