Gestire una no profit? Non è affatto facile

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Quando si parla di no profit il primo pensiero a balenare in mente è che, in assenza di profitti, la gestione non deve essere poi così complicata. Nulla di più errato! Per definizione una organizzazione no profit è un’organizzazione senza scopi di lucro e senza interesse nella realizzazione di profitti. Fra le no profit rientrano le organizzazioni di volontariato, le ONLUS (organizzazione non lucrativa di utilità sociale), le cooperative sociali, le ONG (organizzazione non governativa), le Associazioni di promozione sociale, le Fondazioni di diritto civile e di origine bancaria e le imprese sociali.

Il patrimonio della no profit è composto da tutti i contributi che pervengono a qualsiasi titolo all’associazione e dai beni mobili o strumentali derivati dall’attività dell’organizzazione stessa. È vietato di distribuire, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione, nonché fondi, riserve e capitale durante la vita dell’Associazione. E allora dove va a finire il denaro ricavato dall’organizzazione? In un ente no profit esso viene reinvestito nell’organizzazione stessa per scopi molteplici e comunque inerenti all’efficienza del lavoro all’interno della stessa. Per tali ragioni quando si gestisce un’attività no profit, è necessario tenere sempre sotto controllo le spese e i flussi di denaro in quanto ogni “guadagno” può essere reinvestito nell’organizzazione stessa per mantenerla in piedi o farla crescere. Ad occuparsi della gestione, in modo differente, si adoperano gli organi dell’Associazione no profit: l’Assemblea dei soci, il Presidente e il Consiglio direttivo. Molto spesso vi sono impiegati anche un revisore dei conti e un collegio di probiviri (persone che, per particolare autorità morale, sono investite di poteri giudicanti e arbitrali sull’andamento di un’istituzione o associazione, sugli eventuali contrasti interni, sui rapporti con altri enti e simili).  

L’esercizio sociale dell’Associazione è annuale (solitamente dal 1° gennaio al 31 dicembre); ogni anno il Consiglio Direttivo deve predisporre il rendiconto contabile economico-finanziario: le entrate devono essere segnalate chiaramente e suddivise per voci (per esempio: beni, contributi, spese, oneri, lasciti etc). Il rendiconto contabile deve poi essere accompagnata da una relazione che metta in evidenza l’attività dell’associazione, dagli eventi alle diverse iniziative di volontariato e non. Questi documenti necessitano ovviamente l’approvazione dell’Assemblea.

Ad aumentare la difficoltà nella gestione di una no profit vi è poi l’amministrazione dei cosiddetti libri sociali: il libro dei soci e il libro delle adunanze del consiglio direttivo, assemblea e altri organi. Il primo è un semplice registro dei membri/soci dell’associazione con i dati anagrafici, la quota pagata, la data di adesione e la firma. Il secondo è una raccolta dei verbali delle riunioni. A questi si aggiungono i fogli di cassa, compilati generalmente mese per mese, che analizzano le entrate economiche.

La gestione delle spese di una no profit risulta dunque essere il perno fondamentale dell’esistenza della no profit stessa e molto spesso è affidata a mezzi obsoleti o confusionari. Per tenere traccia di spese e pagamenti, si sono rivelate molto utili le cosiddette carte prepagate per le no profit. Attraverso le carte prepagate ogni dipendente dell’organizzazione può effettuare acquisti per fini lavorativi in totale autonomia appoggiandosi ai risparmi dell’ente no profit. Di contro è possibile tenere sotto controllo i costi dell’associazione e (perchè no?) destinare ogni carta prepagata ad una missione, scopo o progetto così da avere sempre il controllo totale dei budget e potere decidere anticipatamente i limiti e le regole di spesa, personalizzando ogni volta l’esperienza. 

Queste carte prepagate possono facilmente essere ricaricate  trasferendo i fondi di volta in volta o programmando persino delle ricariche automatiche periodiche. L’amministrazione e gestione delle spese della no profit potranno sempre essere visionate con facilità esportando i dati della transazione in una varietà di formati.